Інструкція про порядок вилучення застарілих видань.

«Погоджено»                                                               «Затверджено»

на засіданні Ради по                                                   директором бібліотеки БДМУ

управлінню бібліотекою                                            ____________В.І.Цимбал

«____» ________ 20 __ р.                               «_____» ___________ 20 __ р.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок вилучення застарілих за змістом, зношених видань та матеріалів з фонду бібліотеки БДМУ

 

 

1. Загальні положення

1.1. Інструкція визначає загальні правила та порядок списання бібліотечних фондів відповідно до діючих нормативних документів: «Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ», затвердженої наказом Державного казначейства України №64 від 17.07.2000р., «Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ», затвердженої наказом Державного казначейства України №142/81 від 10.08.2001р., «Інструкції зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належить установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів», затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України №125/70 від 02.12.1997 р., міждержавного стандарту ГОСТ 7.20-2000 «Бібліотечна статистика» введено з 01.01.2002р., ст. 23 Закону України « Про бібліотеки і бібліотечну справу від 16.03.2000р. №1561.

1.2. Для списання вилучених з бібліотеки документів за наказом ректора створюється постійно діюча комісія, що поновлюється за потребою. До складу комісії входять: проректор університету (голова комісії), фахівці кафедр, відповідальні за погодження доречності списання відповідної літератури, працівник бухгалтерії, який обліковує матеріальні цінності, директор бібліотеки (заступник голови комісії), зав. відділом комплектування та зав. відділами зберігання фондів.

1.3. У разі необхідності до роботи комісії залучаються зав. відділами інших структурних підрозділів та для консультації – фахівці відповідної галузі з активу користувачів.

1.4. Завідуючі відділів обслуговування з метою покращення стану фонду бібліотеки постійно проводять його вивчення, своєчасне виявлення застарілих за змістом та зношених видань та їх оперативне вилучення.

1.5. Вилучення застарілих за змістом та зношених видань здійснюється не рідше одного разу на рік, а також в міру одержання відповідних інструкцій.

1.6. Відповідальність за вилучення застарілих та зношених видань покладається на керівників підрозділів бібліотеки, які контролюють правильність і своєчасність цієї роботи.

1.7. Вилучення літератури, що списується здійснюється на підставі акту. Акт підписується комісією та затверджується проректором з науково-педагогічної роботи університету.

 

2. Критерії відбору застарілої за змістом та зношеної

літератури для вилучення з фондів бібліотеки

2.1. Застарілим за змістом вважаються видання, які втратили свою актуальність, наукову, інформаційну та художню цінність.

2.2. Зношеними вважається видання, які прийшли в непридатний для використання стан та не підлягають реставрації. Також, зношеними вважаються  видання, відновлення яких є економічно недоцільним.

2.3. Списанню підлягають документи за такими причинами:

- непридатні для подальшого використання (зайві примірники, непрофільні та дефективні);

- морально застарілі;

- фізично зношені;

- пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їх відновлення є неможливим і економічно недоцільним).

2.4. Списання документів з бібліотечного фонду здійснюється після безоплатної передачі чи ліквідації (на підставі акту і здачі як макулатури до відповідних організацій).

2.5. Виявлення та підбір документів для вилучення здійснюється на підставі вивчення складу і використання фонду шляхом його суцільного перегляду. Документи, що готуються до вилучення звіряються з довідковим апаратом бібліотеки. При цьому з’ясовується кількість примірників документів, що залишаються у фонді, наявність виправлених і доповнених видань.

2.6. Зав. відділом, з якого вибувають документи, відповідає за якість їх відбору. Відібрані документи зав. відділом розподіляє по групах у відповідності причин і подає заявку на розгляд комісії по списанню документів бібліотечного фонду.

2.7. На засіданнях комісії по списанню документів бібліотечного фонду, у присутності зав. відділом, з фонду якого проводиться списання, приймається рішення по встановленню причини списання чи доцільності подальшого зберігання документа у фонді.

 

3. Порядок вилучення документів з фонду бібліотеки

3.1. За результатами роботи комісії відділом комплектування складається акт відповідно до «Інструкції зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів», затвердженої Головним управлінням Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.1997 р. №125/70, типової форми 03-5 (бюджет). «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організації вилученої з бібліотеки літератури» (додаток №1). Акт підписує і несе відповідальність за правильність його складання зав. відділом, з якого вибувають документи.

3.2. Списання документів бібліотечного фонду проводиться за первісною вартістю, або у разі проведення переоцінки фондів – за відновленою вартістю.

3.3. Виявлення застарілих за змістом, зношених, зайвих чи маловикористованих видань передбачається планами роботи підрозділів бібліотеки та здійснюється щорічно за усіма розділами знань.

Працівники підрозділів бібліотеки у роботі з відібраною для списання літературою здійснюють такі операції:

- вилучають із видань, що підлягають списанню, формуляри, ретельно звіряють їх із книгами і підбирають формуляри згідно інвентарних номерів. Кількість книг, що підлягає списанню, повинна бути в акті у межах тисячі примірників;

- звіряють формуляри з інвентарними книгами;

- проводять сумарний підрахунок акту за кількістю видань, що вибули, за мовою, розділами знань, загальною сумою. Акт підписується усіма членами комісії та затверджується проректором університету;

- здійснюють здачу списаної за актом літератури у місцеві заготівельні організації вторинної сировини та додають до акту квитанцію про здачу макулатури;

- через місяць звіряють відмітку про вибуття видань у «Книгах матеріального закріплення фонду за підрозділами бібліотеки»;

- роблять відмітку про літературу, що вибула, у книзі обліку підрозділу (розділ Руху фонду»);

- за наявності у підрозділі бібліотеки довідково-пошукового апарату протягом двох тижнів роблять у нього відмітку літератури, що вибула.

3.4. Працівники ВКО та КЛ в роботі із затвердженим актом на літературу, що вибула, здійснюють наступні операції:

- протягом двох тижнів проводять списання літератури з інвентарних книг бібліотеки;

- протягом двох тижнів проводять списання літератури з «Книг матеріального закріплення фонду» за підрозділами бібліотеки;

- протягом двох тижнів проводять списання літератури у алфавітному, центральному та службовому каталогах, в електронному каталозі та картотеці підручників;

- протягом двох тижнів проводять списання книг у топографічному каталозі;

- вносять акт до книги сумарного обліку фонду бібліотеки;

- включають до щомісячного звіту документів, перший примірник акту на літературу, що вибула, та здають його розпис до бухгалтерії університету;

- складають перелік та передають директору бібліотеки другі примірники актів на літературу, що вибула за минулий рік до 1 лютого поточного року.

 

 

 

 

 

 

Директор бібліотеки                                                              В.І. Цимбал

 

Заступник директора бібліотеки                                          Г.Г. Киселиця

 

Зав. відділом комплектування                                              К.І. Тарновецька

 

Зав. абонементом центральної бібліотеки                          Д.С. Пислар

 

Зав. філіалом бібліотеки                                                       Л.М. Іванців

Comments