«ЗАТВЕРДЖУЮ»

                                                                         Ректор Буковинського державного

                                                       медичного університету

                                                                     проф. ___________ Бойчук Т.М.

                                                                « _____ » _________ 20 __ р.

 

 

 

 

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з обліку та збереження книжкового фонду бібліотеки

Буковинського державного медичного університету

 

 

1. Загальні положення

 

1.1 Бібліотечний фонд – це упорядковане зібрання документів що зберігаються в бібліотеці. Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.

1.2. Правові та організаційні засади діяльності бібліотек в Україні визначені Законом «Про бібліотеки та бібліотечну справу». Дія цього Закону поширюється на мережу діючих бібліотек усіх форм власності та підпорядкування й організацію бібліотечної справи.

1.3. Дана інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку організації обліку та збереження книжкового фонду відділів бібліотеки БДМУ.

1.4. Відповідальність за збереження бібліотечного фонду покладається на дирекцію, працівників бібліотеки у відповідності з їх посадовими обов’язками, комісію по вилученню та списанню літератури з фонду, на читачів бібліотеки.

 

2. Облік бібліотечних документів

 

2.1. Облік документів, що надходять до бібліотеки або вибувають з неї, є важливою складовою частиною організації бібліотечних фондів.

Метою ведення обліку бібліотечного фонду є встановлення кількості документів по підрозділах та бібліотеці в цілому, відображення надходження та вибуття документів, забезпечення контролю за збереженням, наявністю та рухом документів. Ця інформація є основою для державного статистичного обліку, звітності та планування розвитку бібліотечних фондів.

2.2. Облік книжкових фондів здійснюється згідно Інструкції з обліку документів бібліотечного фонду, затвердженої Наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.07 року №22 (зареєстрована в Міністерстві юстиції України 23.05.07 за №530/13797) та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів затверджених наказом Міністерства культури і туризму від 27.03.07 р. №321/0/- 08.

2.3. Головні вимоги обліку бібліотечного фонду:

– повнота та достовірність облікової інформації;

– своєчасне відображення в облікових документах кожного факту надходження і вибуття;

– сумісність засобів і форм обліку, їхня надійність в умовах застосування традиційної та автоматизованої технології;

– відповідність показників обліку бібліотечного фонду показникам державної статистики.

2.4. Облік книг і брошур поділяється на сумарний та індивідуальний:

– сумарний облік здійснюється партіями на підставі супровідних документів (видаткова накладна, акт та ін.). У випадку відсутності супровідного документа складається акт прийому. Отримання благодійної допомоги у вигляді літератури оформляються як придбання за ринковими цінами;

– формою сумарного обліку є «Книга сумарного обліку бібліотечного фонду». Вона складається з трьох розділів: «Надходження до фонду», «Вибуття з фонду», «Підсумки руху фонду»:

– після прийому книг на сумарний облік відділ комплектування складає звіт до бухгалтерії університету, щомісячно звіряє з даними бухгалтерії кількість і вартість документів, записаних в інвентар.

2.5. Індивідуальний облік книг і брошур здійснюється шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера. Формою ведення індивідуального обліку книг і брошур є «Інвентарна книга». В бібліотеці ведуться «Інвентарні книги» окремо на основі фонди, на іноземну літературу та на електронні видання:

– основними одиницями обліку фондів є примірник (кожна окрема одиниця документа, що надходить до фонду або вибуває з нього).

– одиницями обліку фонду електронних документів є дискета і оптичний диск (CD-ROM і мультимедіа). Дискета-додаток до іншого документа як окремий примірник не обліковується;

– надходження журнальних видань до бібліотеки фіксується в картах обліку журналів;

– надходження газетних видань до бібліотеки фіксується у картах обліку газет.

Бібліотека веде сумарний і індивідуальний облік документів, що надходять та вибувають з фонду в установленому порядку, зміни правил не допускаються без прийняття нових нормативних документів з цього питання.

Відповідальність за правильність організації обліку фонду несуть працівники відділу комплектування та наукової обробки літератури, відповідно посадових обов’язків.

Книги сумарного обліку, інвентарні книги зберігаються в шафах. Доступ до них працівникам інших структурних підрозділів бібліотеки заборонено.

 

 

 

3. Облік вибуття документів з бібліотечного фонду

 

3.1. Вибуття документів із фонду оформлюється актом про вилучення. До нього додається список літератури, яка підлягає списанню зі вказівкою причини вибуття. Нумерація актів ведеться безперервно з року в рік. Акт відображається в «Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду». В інвентарних книгах, книгах матеріального закріплення фонду, центральному алфавітному, службовому, систематичному, електронному каталогах та в картотеці підручників робиться відповідний запис про вилучення літератури. По закінченню перелічених процесів в акт вноситься відповідний запис.

3.2. акти на списання втрачених книг з причин псування, крадіжки при відкритому доступі до фонду, лиха стихійного або техногенного характеру затверджується на підставі відповідних документів, що підтверджують втрату (протокол, акт).

Для підтвердження неможливості стягнення заборгованості з читача беруться до уваги записи в читальному формулярі, нагадування про необхідність повернення документів, направленні бібліотекою на адресу читача.

3.3. Списання застарілої та зношеної літератури проводиться та оформлюється на підставі акту, підписаного членами комісії та затвердженого ректором університету. Бухгалтерія приймає затверджений акт тільки за наявністю квитанції про здачу макулатури (списаної літератури).

3.4. Заміну загублених книжок читачами проводить директор бібліотеки. Загублена книжка замінюється на нову, аналогічну за змістом. Вартість літератури визначається за вільною ринковою ціною.

Книги, що одержані від читачів замість загублених, фіксуються у «Зошиті обліку книг, прийнятих від читачів замість загублених». На підставі зроблених у ньому записів складаються акти про надходження та вибуття, які затверджуються ректором університету та реєструються у відповідних частинах «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду».

 

4. Перевірка бібліотечного фонду

 

4.1. Обов’язкова перевірка книжкових фондів здійснюється при зміні матеріально-відповідальної особи, виявленні фактів крадіжки, зловживань чи псування документів, у випадках стихійного чи техногенного лиха.

4.2. Згідно Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджених наказом міністерства культури і туризму України від 27.03.08 р. №321/0/16/-18, планові перевірки бібліотечних фондів проводити:

– абонемент центральної бібліотеки – поетапно, один раз на 7 років;

– абонемент навчальної літератури – поетапно, один раз на 7 років;

– читальний зал для студентів №1 – один раз на 5 років;

– читальний зал для іноземних студентів №2 – один раз на 5 років;

– абонемент філіалу бібліотеки – один раз на 5 років;

– довідково–бібліографічний відділ – один раз на 5 років;

– читальний зал для професорсько-викладацького складу – щорічно.

4.3. Після перевірки книжкових фондів складається акт і список відсутніх документів.

4.4. Результати перевірки які зафіксовані а акті, розглядаються на засіданні Ради по управлінню бібліотекою.

 

5. Матеріальна відповідальність працівників бібліотеки

 

5.1. Відділ комплектування та наукової обробки літератури веде загальну книгу розподілу фондів за відділами бібліотеки та окремі «Книги матеріального закріплення книжкового фонду» за кожним відділом бібліотеки. Завідуючі відділами розписуються за кожний отриманий примірник літератури.

5.2. Відділ комплектування та наукової обробки літератури веде сумарний облік фондів кожного відділу бібліотеки.

5.3. Матеріальна відповідальність працівників бібліотеки регламентується Кодексом України про працю, загальним законодавством, що регулює матеріальну відповідальність робітників і службовців за завданий ними державним та громадським установам збиток, угодою про матеріальну відповідальність.

5.4. Якщо збитки були спричинені недбалим ставленням до роботи, порушенням правил обліку, організації, видачі документів, невжиттям необхідних заходів до своєчасного повернення читачами книг відповідальність за збереження фонду несуть працівники бібліотеки, що мають доступ до нього.

5.5. Матеріальна відповідальність не покладається на бібліотечних працівників, якщо збиток бібліотечного фонду спричинено через відсутність умов, необхідних для нормальної роботи і забезпечення повного зберігання книжкового фонду.

 

 

 

 

 

 

Директор бібліотеки                                                                        В.І. Цимбал

 

 

Зав. відділом комплектування та

наукової обробки літератури                                                          К.І. Тарновецька

Comments