Технологічна інструкція про проведення перевірки книжкових фондів відділів бібліотеки БДМУ

                                              «ЗАТВЕРДЖУЮ»

                                                                         Ректор Буковинського державного

                                                       медичного університету

                                                                     проф. ___________ Бойчук Т.М.

                                                               « _____ » _________ 2011 р.

 

 

 

 

ТЕХНОЛОГІЧНА ІНСТРУКЦІЯ

 

про проведення перевірки книжкових фондів

відділів бібліотеки БДМУ

 

введено в дію з «___» _________________

 

 

І. Загальні положення

1.1. Однією з умов збереження бібліотечного фонду є його періодичні перевірки, які дають можливість встановити фактичну наявність документів, що зафіксовані у відповідних облікових документах, проконтролювати стан їх обліку та зберігання, забезпечити належний порядок у фонді та його наступне раціональне використання. Перевірка проводиться згідно «Інструкцій з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ», затвердженої наказом ГУ Держказначейства України від 30.10.98 р. №90.

1.2. Перевірка, переоблік бібліотечного фонду – це звірка кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку з метою встановлення фактичної наявності у фонді творів друку та інших документів.

1.3. Основні завдання перевірки: виявлення недоліків в організації обліку творів друку та інших документів, їх видачі, встановлення заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розстановці фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілих за змістом або як непридатних для користування.

1.4. Перевірка створює можливість виявлення конкретних винуватців неправильного зберігання фонду, порушення правил видачі творів друку читачам.

1.5. Перевірка всього бібліотечного фонду здійснюється в терміни, згідно Перспективного плану перевірки книжкових фондів відділів бібліотеки БДМУ, за погодженням з бухгалтерією та затвердженим ректором, а також у випадках зміни співробітників, випадках стихійного лиха (затоплення, пожежа), крадіжок або в інших екстрених ситуаціях.

1.6. Перевірка фонду здійснюється в три етапи: підготовча робота, безпосередньо перевірка фонду, підбиття підсумків роботи і оформлення результатів перевірки.

 

ІІ. Підготовка до проведення перевірки

 

2.1. Підставою для проведення перевірки фонду підрозділів бібліотеки є Перспективний план проведення перевірки бібліотечних фондів, що складається на 10 років, а також Наказ ректора по університету, який видається на підставі подання директора бібліотеки, в якому директор бібліотеки інформує керівника БДМУ про перевірку, пропонує терміни перевірки, методи її проведення, кандидатури голови і членів комісії, режим роботи підрозділу на час перевірки.

2.2. Створення складу комісії.

2.2.1. Голова і члени комісії по перевірці фонду призначаються наказом ректора БДМУ.

2.2.2. До складу комісії включаються:

– особи, які передають або приймають фонд;

– завідувач відділом, фонд якого перевіряється:

–працівники, які не мають жодного відношення до фонду, що перевіряється (працівники інших підрозділів бібліотеки, обов’язково працівники відділу комплектування);

– представник бухгалтерії.

2.3. За місяць до початку перевірки фонду у бібліотеці, у її підрозділах вивішується оголошення про перевірку відповідного фонду із зверненням до читачів про необхідність повернення творів друку, затриманих понад встановлений термін, до початку перевірки.

2.4. комісія перевіряє наявність, правильність і своєчасність записів у документах індивідуального обліку фондів.

2.5. Члени комісії перевіряють акти вибуття документів з фонду за останні 3 роки, знайомляться з актами попередніх перевірок.

2.6. о початку перевірки комісія організовує підготовчу роботу з фондом: перевіряє точність розстановки, наявність формулярів, наявність на полицях нових надходжень.

2.7. При плановій перевірці комісія до початку роботи організовує максимально можливе звільнення фонду від застарілих, дублетних, непрофільних та зношених документів.

2.8. Для полегшення організації обліку та звітності на час перевірки, комісія організовує нумерацію стелажів та полиць, перевіряє наявність поличних роздільників.

2.9. До початку перевірки комісія забезпечує папером, бланками або зошитами для обліку робіт, картами написання контрольних талонів, коробками для них, номерними роздільниками, ручками зі стержнями чорного та червоного кольорів, олівцями, тощо.

2.10. Підготовчий період завершується інструктажем членів комісії, які беруть участь у перевірці. Від того, наскільки чітко вони будуть знати свої обов’язки, залежить оперативність і точність роботи.

 

ІІІ. Проведення звірки фондів

 

3.1. Перевірка бібліотечного фонду в науковій бібліотеці БДМУ здійснюється за допомогою контрольних талонів.

3.1.1. На кожний примірник того або іншого видання заповнюється контрольний талон розміром ½ каталожної картки (додаток 1). Контрольний талон повинен містити наступну інформацію: шифр книги (у лівому верхньому кутку), інвентарний номер (посередині талона), прізвище і ініціали автора, перші слова назви, номер тому (випуску, частини), рік видання, вартість книги (додаток 2).

3.1.2. Якщо у книги 2 або 3 автори, то на талоні вказують прізвище і ініціали тільки першого автора, з припискою «та інші» (додаток 3).

3.1.3. Коли 2 перші слова назви не характеризують видання («Інструкція», «Програма», тощо), то на контрольному талоні пишуть 3 – 4 слова заголовку (додаток 4).

3.1.4. На твори друку або інші документи без інвентарного номера або з нечіткими та подвійними номерами контрольний талон не виписується. Їх відкладають для з’ясування до кінця перевірки.

3.1.5. Після завершення написання талонів на книги з полиць, комісія переходить до здійснення цього процесу з творами друку, які видані читачам і зафіксовані в читацьких формулярах. В цих талонах записуються: інвентарний номер, прізвище та ініціали автора, перші 3 слова назви, номер читацького формуляра, дата видачі даного примірника.

3.1.6. Контрольні талони підбираються за інвентарними номерами, незалежно від формату, від меншого до більшого.

3.1.7. Наступний процес – звірка контрольних талонів з книгами закріплення літератури за відповідними відділами. Його здійснюють тільки співробітники відділу комплектування. Відсутність контрольного талону на документ і наявність невідміченого інвентарного номера в книзі закріплення означають нестачу.

3.2. Використані контрольні талони зберігаються у підрозділі бібліотеки до наступної перевірки у тій послідовності, в якій їх звіряли з обліковими документами.

3.2.1. В подальшому при отриманні нових книг виписуються контрольні талони та вилучаються контрольні талони на виключені з фонду з тих чи інших причин твори друку та інші документи з тим, щоб забезпечити повну відповідність картотеки контрольних талонів із записами в книгах матеріального закріплення.

3.3. Облік роботи по перевірці фонду ведеться на всіх етапах кожним працівником для оперативності і точності її виконання.

 

ІV. Підведення підсумків перевірки

 

4.1. Після закінчення перевірки протягом 10 днів комісія повинна оформити її підсумки.

4.2. На цьому етапі комісія:

4.2.1. Звіряє з інвентарними книгами інвентарні та книгами матеріального закріплення інших відділів номери, які залишилися без відмітки в книзі закріплення у зв’язку з відсутністю контрольного талону, що означає відсутність друкованого видання. Після чого всі дані вносяться в список невиявлених документів, який друкується у двох примірниках. А саме: номер по порядку, інвентарний номер, прізвище та ініціали автора, назва твору, рік видання, вартість, кількість, сума, фонд відділу бібліотеки, в якому здійснювалась перевірка.

4.2.2. Складає акт про наслідки перевірки (додаток 5), в якому вказує: хто і коли здійснював перевірку, які облікові документи було перевірено, скільки творів друку та інших документів повинно бути в наявності за даними облікових документів, яку кількість книг фактично виявлено, в тому числі, скільки книг рахується за читачами, скільки творів друку не вистачає і яка їхня вартість. До акту додається список книг та інших документів фонду (далі вказується відділ бібліотеки), які не були виявлені перевіркою. Акт і список, підписані членами комісії, голова комісії передає на затвердження ректорові університету.

4.2.3. У випадках, коли не вистачає багатьох документів, у веденні обліку виявлені серйозні недоліки, є велика заборгованість читачів, не проводилась робота з фондом тощо, висновки комісії будуються на аналізі роботи бібліотеки або її підрозділу. І вони повинні бути тільки жорсткими. У цій частині акту комісія висуває конкретні пропозиції щодо удосконалення роботи та усунення виявлених нею недоліків.

4.2.4. Передача фонду під матеріальну відповідальність проводиться на підставі даної Інструкції.

4.2.5. Після затвердження ректором БДМУ акту перевірки, один з його примірників передається в бухгалтерію. Книги, яких не вистачає, списуються або у відповідності з чинним порядком здійснюється їх заміна.

 

V. Режим роботи комісії по перевірці фонду

 

5.1. Усі члени комісії (працівники бібліотеки) по перевірці фонду звільняються від виконання своїх посадових обов’язків протягом усього терміну роботи комісії. Виконання їхніх обов’язків покладається розпорядженням директора бібліотеки на інших посадових осіб відділу.

 

 

 

 

 

 

Заступник директора бібліотеки                                           Г.Г. Кіселиця

Ознайомленні: зав. відділом                                                  В.Ю. Третяк

                          зав. відділом                                                  Д.С. Пислар

                          зав. відділом                                                  Л.М. Іванців

                          головний бібліотекар                                    Т.І. Хитик

                          бібліотекар І кат.                                           Н.Е. Модель

                          бібліотекар І кат.                                           Н.Г. Пожидаєва

                          бібліотекар І кат.                                           Т.В. Полякова

 


Додаток до технологічної інструкції

«Про проведення перевірки книжкових фондів відділів

бібліотеки БДМУ», введену в дію 14 травня 2010 року

 

 

 

3.1.1. На кожний примірник того або іншого видання заповнюється контрольний талон розміром ½ каталожної картки (додаток 1). Контрольний талон повинен містити наступну інформацію: шифр книги (у лівому верхньому кутку), інвентарний номер (посередині талона), прізвище і ініціали автора, перші слова назви, номер тому (випуску, частини), рік видання, вартість книги (додаток 2).

 

3.1.2. Якщо у книги 2 або 3 автори, то на талоні вказують прізвище і ініціали тільки першого автора, з припискою «та інші» (додаток 3).

 

3.1.3. Коли 2 перші слова назви не характеризують видання («Інструкція», «Програма», тощо), то на контрольному талоні пишуть 3 – 4 слова заголовку (додаток 4).

 

3.1.4. На твори друку або інші документи без інвентарного номера або з нечіткими та подвійними номерами контрольний талон не виписується. Їх відкладають для з’ясування до кінця перевірки.

 

3.1.5. Після завершення написання талонів на книги з полиць, комісія переходить до здійснення цього процесу з творами друку, які видані читачам і зафіксовані в читацьких формулярах. В цих талонах записуються: інвентарний номер, прізвище та ініціали автора, перші 3 слова назви, номер читацького формуляра, дата видачі даного примірника.

 

Comments