Технологічна інструкція "Шлях книги в бібліотеці".

«Погоджено»                                                               «Затверджено»

на засіданні Ради по                                                   директором бібліотеки БДМУ

управлінню бібліотекою                                            ____________В.І.Цимбал

«____» ________ 20 __ р                               «_____» ___________ 20 __ р

 

 

 

 

 

 

 

Технологічна інструкція

 

«Шлях книги в бібліотеці»

 

Проходження книги у відділі комплектування являє собою низку операцій, а саме:

-         прийом літератури;

-         її сумарний облік;

-         індивідуальний облік;

-         технічна обробка книги;

-         книга матеріального закріплення у відділах.

 

Прийом літератури

Література, яка поступила до бібліотеки, приймається згідно супроводжуючого документу, записи якого звіряються з назвами, кількістю та вартістю цієї літератури.

У випадку виявлення недостачі, дефектних примірників або книг, надісланих помилково, не за замовленням бібліотеки, бібліотекар відділу комплектування разом з представником постачальника роблять відповідний запис на фактурі (записуються відомості про книги, які по вищезазначеній причині повертаються, а також відомості про книги, одержані замість них; враховується їхня екземплярність та вартість).

На літературу, яка поступила до бібліотеки без супроводжуючого документу, складається акт у 2-х примірниках. Перший з них передається в бухгалтерію, другий – залишається у справах бібліотеки.

1.   Акт обміну

2.   Акт післяплати (накладної плати)

3.   Акт заміни

4.   Акт дарування

По кожному супроводжуючому документу повинна бути підрахована загальна кількість та вартість одержаної літератури. На кожне одержання літератури заводиться окрема картка сумарного обліку.

Супроводжуючі документи після оформлення передаються під розпис в бухгалтерію, яка враховує загальну кількість та балансову вартість літератури, одержаної бібліотекою.

 

Технічна обробка літератури

Одержана література повинна бути проштемпельована. Бібліотечний штемпель містить тільки назву бібліотеки. Штемпель ставиться на середині зворотної сторони титульної сторінки та на 17-ій сторінці у лівому нижньому куті. За відсутності титульної сторінки штемпель ставиться на першій сторінці тексту, під заголовком.

На зворотній стороні обкладинки наклеюється кишенька. Далі, згідно з бібліотечним описом книги, оформлюється книжковий формуляр, який вкладається у кишеньку; на підручниках також наклеюється листок терміну повернення.

 

Облік отриманої літератури

Сумарний облік.

У книгу сумарного обліку записується кожна партія літератури, що приймається в бібліотеку згідно з одним документом. Черговий запис робиться на одній лінійці та одержує свій порядковий номер.

Нумерація партій літератури, що надходить в бібліотеку, щорічно починається з № 1.

У запису кожної партії книг розрізняють дві частини:

1. Характеристика книг в цілому – дата запису, порядковий номер, джерело надходження, супроводжуючий документ, загальна кількість літератури, загальна вартість.

2. Розподіл літератури за її  змістом, видом видань та мовою. У частині 2 сумарного обліку вказуються також причини вибуття.

У вартість літератури  в книзі сумарного обліку не включаються накладні витрати ( транспортні, поштові, палітурні). В кінці кожної сторінки книги сумарного обліку підводиться підсумок, який переноситься на наступну сторінку в графу «перенос», під якою ведуться наступні записи.

По закінченню року підводяться загальні підсумки надходження та вибуття літератури, які переносяться в частину 3 книги сумарного обліку та визначають наявність фонду на початок наступного року.

 

Розподіл книг по відділах

Книги, одержані бібліотекою, підлягають обліку, розподіляються по відділах обслуговування читачів, записуються в книги матеріального закріплення та здаються під розпис відповідального працівника.

 

Індивідуальний облік

Індивідуальний облік являє собою опис усього бібліотечного фонду, складеного у порядку надходження літератури. Формою індивідуального обліку є інвентарна книга. Інвентарна книга – це основний грошовий документ бібліотеки, який необхідно чітко вести та дбайливо зберігати.

На лицевому боці палітурки інвентарної книги повинна бути вказана назва бібліотеки, № інвентарної книги, вид облікової літератури, а також перший та останній інвентарні номери, під якими записано одержану літературу.

Записи в інвентарній книзі слід робити чітким почерком. Кожна книга записується на окремому рядку тією мовою, якою вона видана. Не припускаються виправлення. Виправлення робляться червоним кольором та коментуються в графі «Примітки».

На кожній сторінці вміщується 25 записів. Щоб уникнути помилок, слід одразу проставити номери на всій сторінці і тільки після цього розпочинати робити записи. Відомості для запису беруться, як правило, з титульної сторінки книжки. У разі її  відсутності обкладинки. Для обліку різних видів друкованої продукції ведуться такі інвентарні книги:

а) інвентарна книга для книг, брошур, збірників, альбомів, атласів;

б) інвентарна книга іноземної літератури;

в) інвентарна книга дисертацій;

г) інвентарна книга магістерських робіт;

д) інвентарна книга електронних видань.

 

Облік видань та матеріалів, одержаних від читачів взамін загублених

Заміну здійснює директор бібліотеки у відповідності з «Інструкцією…».

Видання запропоновані читачами взамін загублених, записуються в зошит, в якому містяться також відомості про загублену літературу. В міру накопичення літератури, що була прийнята взамін загубленої, складається два акти.

На підставі акту про вилучення загублених книг після його затвердження відомості записуються у другу частину книги сумарного обліку, після того загублені видання виключаються з інвентарних книг та каталогів. Акт прийому книг взамін загублених, є підставою для запису в першу частину книги сумарного обліку.

Видання, що прийняті взамін загублених, записуються до інвентарної книги.

 

Наукова обробка літератури та каталогізація

1.            Усі друковані видання, що потрапили до бібліотеки, підлягають науковій обробці.

2.            При класифікації друкованих видань використовується:

-                таблиці бібліотечної класифікації для обласних бібліотек ( розділи 0, 4, 7, 7А, 8, 91, худ. Літ.);

-                таблиці бібліотечно-бібліографічної класифікації для масових бібліотек (розділи 1, 60,71,74,86,87,88);

-                універсальна десяткова класифікація ( розділи 5,6,61).

3.            Література з біології та медицини предметизується для предметного каталогу. В роботі використовується «Список рубрик предметного каталогу».

4.            Визначення авторського знаку ведеться за таблицями Л.Б.Хавкіної.

5.            Бібліографічний опис ведеться на персональному комп’ютері згідно ГОСТу 7.1-84.

6.            Щомісячно кожне отримане найменування літератури передається на виставку «Нові надходження». Решта літератури передається у відділи.

Виставка «Нові надходження» функціонує протягом місяця, після чого передається у відповідні відділи.

 

 

 

Зав. відділом комплектування та

наукової обробки літератури                                                          К.І. Тарновецька

 

Comments